REGISTRERINGSGRUPPEN: Logbog. Hvad er der tidligere sket.
Status for registrering af arkivalier i Arkibas4
2011
Referat fra møde i registreringsgruppen -
Mandag den 11. januar 2011.
Kort resume:
1) 'Arkivering' af arkivkasserne.
'Foliestørrelse arkivkasserne' stilles på højkant i træreolen længst mod vinduet. Er sket 12/1 2011. Nummereres øverst på kassen. Gives lb. numre hvis mere end 1 kasse. Evt. anskaffes et par hylder mere hvis de endnu kan købes
2) Protokoller i jernskabet.
Opbevares som hidtil fortsat i jernskabet. Efter registrering sættes nyt label med A-nummer på hver enkelt protokol. Øvrigt materiale med samme A-nummer i hængemapper i arkivskabene. Her laves en henvisning til arkivalierne i jernskabet.
3) Registrering af 'Småskrifter'?
Flere typer af småskrifter. 1) F. eks. hæfterne i serien 'Mårslet - her hvor vi bor' og 2) Andre typer af småskrifter. 1) Hver enkelt artikel i hver hæfte registrers i Arkibas med særskilt nr. Forsøgt oprettet et enkelt eksempel: 'I1' Metoden ikke helt på plads. Erik vil påbegynde en registrering når standard er endelig fastlagt.
4) Kalendere, 2008. 2009 og 2010.
Hvor mange af de ikke solgte eksemplarer af kalenderne skal vi gemme? 2, 5, 25 eller alle. Delte meninger - drøftes evt. på næste bestyrelsesmøde i foreningen.
5) Demokraten.
Erik prøver at finde opbevaringssted til de modtagne indbundne og ikke indbundene eksemplarer af Demokraten. Evt. under skrivebordene.
6) Materialet fra Hjemmeværnsgården i Hørret.
Der er ikke lavet indkomstjournal der giver os lov til at kassere materialet.
Ved at åbne kasserne med materiale fra Hjemmeværnsgården kunne ses: En masse foto's, i fotolommer og løse fotos m. fl. - En del protokoller - Øvrigt materiale af forskelligt art.
Anne Marie og Carl Gerhard har onsdag under besøgsdagen, der kom ingen besøgende, grovsorteret materialet.
- 1 kasse der skal skrottes, den tager Carl Gerhard sig af.
- 1 kasse med egentlig arkivaler der skal registreres, den tager Carl Gerhard og Anne Marie sig af.
- 2 kasser med foto/billeder, dem ser Erik på i første omgang for at danne sig et indtryk af om det er noget der skal registreres, scannes og gemmes. Foto/billeder skal/kan evt. tilbageleveres hvis ikke de skal registreres.
Vi hører gerne Per's evt. bemærkninger.
2010

2. november 2010.
Karin meddeler, at hun på grund af tidspres ikke har tid til egentlig registreringsarbejde men fortsat gerne vil være konsulent.
Ærgeligt - men forståeligt.
Referat fra møde i registreringsgruppen -
Mandag den 23. august 2010.
Alle i gruppen var mødt. Per var inviteret med.
Kort resume fra mødet.
* Registreringsgruppen fortsætter uændret i efteråret. Arbejdsfordeling som hidtil.
* Næste møde holdes først når Egnsarkivet er kommet på plads.
* Carl Gerhard fortsætter med at digitalisere kassettebåndene (Til MP3-format). Erik leverer kassettebånd til ham.
* Karin vil afsætter 1 timr pr. uge for bl.a. at få 'soigenere' ordningsordene. TMG venter indtil arkivet er på plads igen.
* Per vil få gang i tekstning af scannede billeder fra 1995.
* Karin kontakter Pia Eskildsen for at høre om evt. samarbejde.
* Karin tager kontakt med Mårslet Skole for at høre om evt. samarbejde. * Per har købt 7 informationsstandere - A4 og A3. én til Langballe (Langballe kapel) Anne Marie laver lay-out til tekst.
* Erik på kursus i november. Modul 5 - Arkivuddannelsen. Egnsarkivet betaler. Ellers ingen der ønskede at komme på kursus.
Møde i registreringsgruppen torsdag den 15. april kl. 19:00 på arkivet.
Carl Gerhard var forhindret i at møde.
Dagsorden:
- Status - hvor langt er vi nået.
- Registreringsstrategi for resten af året - fortsætter vi som vi er begyndt?
- Nyt om Arkibas.dk og Arkibas5 . Karin vil nok fortælle om dette.
- Nyt om 'Henvisninger' og 'Ordningsord'. Hvad anbefaler Karin om brugen.
- Midlertidig lukning af arkivet - betyder det noget for arbejdet?
- Eventuelt og måske andre emner. Kan komme frem under mødet.
Referat fra møde i registreringsgruppen -
Tirsdag den 12. januar kl. 19:00
Alle i gruppen var mødt. Anne Marie, Carl Gerhard, Karin og Erik.
Status for gruppens registreringer:
Anne Marie: Stort set færdig med materialet fra Edvard Borgbjerg og Peter Kristiansen. Fik en del håndskrevne breve med hjem for registrering. Korrespondance fra/mellem elever på Testrup Højskole.
Karin: Sorterer og registrerer fortsat TMG.
Carl Gerhard: Registrerer fortsat Storhøj materiale.
Erik: Scanner billeder og organiserer og registrerer avisudklip. Per, der nu har Arkibas installeret, er begyndt at tekste billeder han har taget i 1995 af ejendomme i byen. De første 20 af i alt ca. 400 billeder er nu tekstet (B1179-B1200). De næste 2x20 billeder er på vej.
Nye emner til registreringsgruppen.
For at fremme registreringsarbejdet ville det være rart at gruppen blev forøget med 1 eller 2 personer.
Alle havde lagt hovedet i blød for at finde egnede emner. En der har interesse, den nødvendige tid og selvfølgelig interesse for at bevare lokalhistorien.
En person, familiemæssigt nært tilknyttet Karin, havde vist interessere hvilket lød rigtigt godt.
Ellers kunne gruppen kun pege på flere personer der måske havde interessen men ikke havde tiden. Uændret ansvarsdeling.
Erik er fortsat villig til at være tovholder og prøve at organisere det fortsatte registreringsarbejde.
Anne Marie, der er indtrådt i betyrelsen for MSLF i stedet for Erik, samt det forhold at Karin med stor sandsynlighed bliver valgt ind i bestyrelsen ved generalforsamlingen den 23 marts, vil, om ikke styrke registreringsgruppen, så konsolidere den.
Regnskab for 2009 for lokalarkiverne i Århus Kommune.
Erik havde ’endelig’ modtaget regnskab fra Århus Kommune der bl.a. viste et forbrug for Mårslet Egnsarkiv i 2009 på godt 26.000 kr. Ingen oplysninger om saldo ved årets udgang.
A3-scanner.
Har netop i dag modtaget A3-scanner, købt af Jørgen Lauritsen for Egnsarkivet.
Installeres ved Erik indtil de større billeder fra arkivet er scannet og opstilles derefter på arkivet.
Diverse:
Lyd på Egnsarkivets hjemmesider:
Carl Gerhard tog kassettebånd med hjem for at overspille dem til MP3 filer som Erik derefter lægger på Egnsarkivets hjemmesider.
Digitalisering:
Vigtigt at vi får et overblik over hvad der er på arkivet der skal digitaliseres. Kassettebånd, spolebånd, dias, negativer m.m.m. – men hvem laver overblikket?
Når vi så har overblikket skal der tages stilling til hvem og hvordan det bliver digitaliseret. Skal vi betale os fra det eller hvad?
Næste møde i gruppen:
Ikke planlagt men Erik indkalder til et møde når behovet opstår.
2009
AFLYST
Møde i registreringsgruppen -
Torsdag den 10. december 2009 kl. 19:00
Registreringsmøde Tirsdag den 27. oktober kl. 19:00
Karin, Carl Gerhard og Erik var mødt.
Fik drøftet registreringsarbejdet. Erik vil prøve at finde en der 'har tid og interesse i lokalhistorie' (hvis en sådan findes!) til at hjælpe med registreringsarbejdet.
Carl Gerhard og Karin gennemgik registrering af Storhøjs arkivalier - det er på nu rette spor - ros til Carl Gerhard - der fortsætter med at registrere 'Storhøj' hjemmefra.
Erik fortsætter med at registrere billeder og avisudklip.
Karin arbejder videre med TMG.
Tirsdag den 13. oktober kl. 19:00
Carl Gerhard fik oprettet 2 nye arkivskabere: Grundejerforeningen Storhøj (A10021) og Mårslet og Omegns Fryseri (A10022)
Tirsdag den 29. september kl. 19:00
Carl Gerhard og Hanne fik oprettet 2 nye arkivskabere: Nedergaard Danse-Jazzballet Studio (A10018) og Tranbjerg-Mårslet og Omegns Husmoderforening (A10019)
Tirsdag den 15. september kl. 19:00
Carl Gerhard og Hanne fik oprettet ny arkivskaber: 'Mårslet Sangforening' (A10017) samt registreret regnskabsmateriale fra Mårslet Sogns Lokalhistoriske Forening (A10003 - lbnr. 11-12)
Referat fra mødet.
Anne Marie, Carl Gerhard, Hanne, Karin og Erik.
Fik gjort status:
Anne Marie har statdig en rest vedr. Edvard Borgbjerg. Fik vendt forskellige tvivlsspørgsmål med Karin om arkivering af forskelligt arkivalier.
Carl Gerhard er ved at færdigredigere lydbånd til Egnsarkivets hjemmeside. Nr. 7 i rækken.
Erik viste status for oprydningen på arkivet. Nu ligger arkivalierne i 'organiserede' bunker. Per har anskaffet 2 nye arkivskabe med hver 3 skuffer til afløsning for 3 gamle 4-skuffers skabe.
Karin har fået tidligere 'A7' på plads. Overført til 2 emnegrupper: 'M1' og 'M2'. Vil 'gerne' tage sig af registrering og arkivering af TMG, hovedforeningen og underforeningerne. Alt materialet på gulvet og i 2 fyldte arkivskuffer.
Karin laver de nødvendige henvisniger/ordningsord for 'A' og 'B' registreringer.
Erik starter, efter drøftelse med Karin, registrering af avisudklip. Fortsætter med registrering af billeder.
Hanne, Carl Gerhard og Erik mødes på arkivet den 15 september kl. 19 for at prøveregistrere nogle foreninger.
Anne Marie koncentrerer sig om personrelaterede arkivalier.
Møde torsdag 27 august kl. 19 på Arkivet.
Forslag til program:
Status: Anne Marie - om arbejdet med at registrere arkivaler fra bl.a. Edvard Borgbjerg. Kan enden ses? Nyt om 'Emner'.
Carl Gerhard - konvertering af lyd på kassettebånd til MP3-filer. Kommer der ikke flere som tilforn?
Hanne - er hun mon klar til at få installeret Arkibas hjemme?
Erik - scanning og registrering af billeder, oprydning på arkivet m.v..
Karin - har hun mon fået ryddet op i ordningsordene, og A7 - er den på plads ? Nyt om oprettelse af 'Emner'.
Udklip: Drøftelse af forhold vedr. 'udklip'.
Afventer vores beslutning om registreringsmetode, oplysningsniveau, opbevaring og genfinding o.a..

Arbejdsdeling og specialisering - et forslag:
Anne Marie - registrerer 'personrelaterede' arkivalier f.eks. materialet i hængemapperne ordnet gadevis.
Carl Gerhard og Hanne - registrerer 'foreningsrelaterede' arkivalier.
Erik - tager sig af scanning og registrering af billeder. 'Sorterer og rydder op' i arkivalerne der står på gulvet og i arkivskabene inden registreringen påbegyndes.
Karin - fører det overordnede tilsyn med om registreringen i Arkibas forløber tilfredsstillende.
Referat fra mødet.
Anne Marie, Carl Gerhard, Hanne, Karin og Erik.
Fik drøftet forhold vedr. 'Henvisninger' og 'Ordningsord'.
Der oprettes indtil videre ikke henvisninger og ordningsord. Spørgsmålet om ikke søgefaciliteterne/fritekstsøgning i Arkibas er tilstrækkelig.
Undtagen dog registrering af billeder med navngivne personer. Her oprettes en henvisning og ordningsord pr. person under gruppen: 99.4 på formen: Efternavn, Fornavn.
Øvrige henvisninger og ordningsord kan altid laves senere hvis det findes formålstjenligt.
Anne Marie registrere hjemme arkivalier fra Edvard Borgbjerg. En del materiale endnu.
Carl Gerhard og Erik installerer Arkibas ved Per og giver ham status som 'Registrant'. Han vil, efter behørig indlæring, 'tekste og datere' registrerede billeder uden eller med manglende oplysninger.
Der holdes ikke flere møder i registreringsgruppen før efter sommerferien.
Møde tirsdag 2 juni.
Karin har lovet at deltage. Drøftelse af formålet med 'Henvisninger'.
A7 forklares. Oprettelse af øvrige 'Emner'.
Drøftelse af registrering i sommerperioden indtil efterår.
Referat fra mødet.
Carl Gerhard, Hanne og Erik.
Fik indkomstjournaliseret og registreret 2 modtagne arkivalier.
Møde tirsdag den 19 maj kl. 19.00
Carl Gerhard, Hanne og Erik prøver at 'indkomsjournalisere' arkivalier fra 'indkomsthylden'.
Billedregstrering (Erik 13/5):
Jeg er begyndt at registrere billeder, de første 26, B1-26, er lavet og alle indtil nu billeder med personer der stort set er navngivet.
Under billedregistreringen laver jeg en henvisning for hver navngiven person og navnet bliver således 'Ordningsord'.
Hvis billedet indeholder oplysende tekst er dette kopieret ind under beskrivelsen af billedet eller under bemærkinger.
Jeg vil tro at dette giver en god søgemulighed for at finde relevante billeder.
kort møde med Karin 10 maj:
'Henvisninger' ved registreringerne. Ifølge Karin er der delte meninger om fordelene ved at lave henvisningerne. Vi blev enige om, at der ikke i første omgang ved A-registreringer nødvendigvis skal oprettes henvisninger, men at der selvfølgelig godt kan oprettes relevante henvisninger. Karin vil indtil videre tage sig af oprettelse af henvisningerne i det omfang hun synes det er formålstjenligt. Det er spørgsmålet om ikke fritekstsøgningen, i vores tilfælde, alene er nok til at finde aktuelle arkivalier frem.
Karin vil uddybe dette når vi næste gang mødes med hende.
Ordningsord: Karin har også lovet at rydde op i 'Ordningsordene', få slettet de fejlagtige oprettede.
Erik
Næste møde ?
Anne Marie, Hanne, Carl Gerhard og Erik deltager i SLA under Århus kommune's generalforsamling tirsdag den 5 maj på Statsbiblioteket.
kort REFERAT fra mødet 27 april:
Anne Marie, Carl Gerhard og Erik.
Fik lavet tre indkomstjournaler for materiale modtaget efteråret 2008. J2009/3-4 & 5.
Oprettet to nye 'arkivskabere' A2 & A8 (genbrug af slettede/flyttede arkivskabere. Nye numre: A20002 & A20003, Erhverv)
J2009/4 indeholdt et bryllupsbillede som Erik prøver at registrere og lave relationer for. Billedet har fået nr. B3.
B1 og B2, Banevej 3 og familien Frederiksen/Hedegaard er ikke helt på plads endnu.
Møde Mandag 27 APRIL 2009 kl. 19.00 på arkivet.
Erik tager kaffe med. PLAN for aftenen:
Indkomstjournalisering og registrering af modtagne arkivalier, materiale fra 'Indkomsthylden'
kort REFERAT fra mødet 23 april:
Anne Marie, Hanne og Erik.
A2 og A8 flyttes til 20002 og A20003. ANne Marie flytter numrene.
Hanne fik oprettet ny 'Indkomstjournal' J2009/2 og fik registreret det modtagne materiale. A20001 'Mårslet Cykleforretning'
Materialet: 5 stk. Post- og telegramkvitteringsbøger. Arkiveres i 'Arkivæske'.
Møde Torsdag 23 APRIL 2009 kl. 19.00 på arkivet.
Anne Marie tager kaffe med. PLAN for aftenen:
1) Gennemgang af Anne Maries registreringer.
2) 'Flytning' af A2 og A8 til nummer A20001 og A20002, 'Erhverv'.
3) Kan vi få sat henvisninger på alle arkivskabere?
4) Kan vi få regisreret 3-4 af de indleverede arkivalier hvor der er lavet afleveringssedler på? Indkomstjournalisering med registrering.
5) Skal vi oprette 'Kontakt personer' ?
kort REFERAT fra mødet 14 april:
Anne Marie, Carl Gerhard, Hanne, Karin og Erik.
- Gennemgang og drøftelse af de enkelte punkter.
- Karin rettede indtastninger for de 9 første arkivskabere til.
- Generelt kun 2 henvisninger pr. arkivskaber, 99.4 Personalhistorie og 46.4 Topografi. Kan dog suppleres med flere (Se A9)
- Der skal oprettes et 'Emne' register bl.a. for matrikelkort. Karin kommer med forslag.
- 'Antal læg' skrives kun i overskrift.
- Matr. nr. skrives under'Stamkort' 'Bemærkning' på formen: matr._nr._6eb, Mårslet_By, Mårslet (SE 'Vejledninger og standarder' - 'Ejerlav i Mårslet Sogn'
- Erik opdaterer 'Og så var der lige ...' og prøver at lave 'Standarder' for indtastninger.
-Planen at registrere arkivalier for 20 arkivskabere som Karin kan gennemse og 'sige god for'.
- Starte på billedregistrering og indkomstjournalisering.
Møde Tirsdag den 14 APRIL 2009 kl. 19.00 på arkivet.
Hanne tager kaffe med- PLAN for aftenen:
- Noteres antal læg er det så de store gule eller de små hvide?
- Registrering af kort. 'Enkeltkort' og kort sammen med øvrigt arkivalier.
- Hvornår er et gult omslag fyldt!?
- Henvisninger, decimaler, ordningsord og årstal vedr. disse.
- Århus Kommune som arkivskaber, hvor meget skal indholdet specificeres?
- Serie, enhed, element og blå overskrifter på stamkort
- Notering af husnumre og matr. nr.
- Skal der egentlig henvises til en journal hver gang?
- Gennemgang af A1-A10. Kan vi få dem OK?
- Kan vi få B1 og B2 (billedregistrering) OK?
- Kan vi få startet på 'Indkomdstjournalisering' af det der er modtaget på arkives siden sidste sommer.
Ligger på 'INDKOMSTHYLDEN', øverste hylder på reolen lige indenfor døren til højre. Resten af reolen bruges til arkiveringsmaterialer.
- Andre emner?
- Hvordan kommer vi videre? - Næste møde i gruppen.
VIGTIG meddelelse fra SLApS om ARKIBAS 1/1 2009
Møde Tirsdag den 24 marts 2009 kl. 19.00 på Egnsarkivet. REFERAT.
Anne Marie, Carl Gerhard, Hanne og Erik.
Administrativ drøftelse: ARKIVSKABER:
Hver arkivskaber får et (flere) 'Læg' der gives et fortløbende
A-nummer (Eks. A4 = Per Enevoldsen).
Hvert stykke papir/dokument vedr. arkivskaberen lægges i et 'Indlæg' og gives et fortløbende Lb. nummer.
(Eks. A4 (6) = registrering nr. 6 for Per Enevoldsen)
Syrefri 'Læg' er indkøbt. Erik henter syrefri'Indlæg' ved SLA i Vejle.
Efterhånden som registreringen skrider frem lægges 'Læggene' i hængemapper i de brandsikre arkivskabe i A-nummer orden.
Oversigt over 'ARKIVSKABERE' i den forreste hængemappe.
A-numre og Lb.numre refererer til registreringen i Arkibas.
Registrerings rækkefølge: 1) Gader-Veje. 2) Foreninger og Institutioner. 3) Arkivets øvrige arkivalier.
Billeder, avisudklip og folketællingslister tages ved registreringen ud af mapperne og lægges i særskilt hængemappe for senere registrering. Hvis ikke tilhørsforhold tydelig fremgår af materialet gives dette en 'lap' der fortæller fra hvilken mappe det er udtaget.
REGISTRERING: Nåede at registrerer 6 stk. pantebreve vedr. A4.
'ORDNINGSORD' : Usikker på oprettelse, hvordan skal de defineres.
'HENVISNINGER': Hvor mange henvisninger er nødvendig.
Møde Onsdag den 11 marts 2009. Beslutningsreferat.
Go' møde i registreringsgruppen 11 marts 2009.
Anne Marie, Carl Gerhard, Hanne, Karin og Erik.
Det ser nu ud til at SLA har fået styr på Arkibas4 efter opdateringen og flytning til ny server.
1) Stedkode:
Vi dropper alle sted- og gadebetegnelse og opretter kun en stedkode, nemlig: 00 = Mårslet sogn.
Stedkoden bliver derfor: 751-25-00.
751 = Århus (kommune) 25 = Mårslet (Egnsrarkiv). 00 = Mårslet sogn.
Lettere registrering og vi undgår tvivlsstedbetegnelser.
'Den nøjagtige stedbetegnelse' vil blive indtastet andetsteds og bliver søgbart herfra.
2) Gennemgang og validering af allerede indtastede registreringer:
Karin gennemgår og retter allerede indtastede registreringer. A1-A9 dog minus A7 og A8.
Hun ville gerne prøve at registrere 'en lidt større sag' for at lægge en standard.
Erik finder et egnet mappe, 'Brugsen' 'Testrup Højskole' eller lignende.
3) Arkivering fysisk:
Der er indkøbt syrefri "læg" i foliestørrelse.
Et (flere) læg pr. arkivskaber. Der er også indkøbt syrefri konvolutter til opbevaring af billeder. Diskussion om nødvendigheden af at de enkelte stykker papir pr. arkivskaber skulle lægges ind i et syrefri 'omslag', foldet A3, hvor man med blyant kunne skrive A-nummeret og løbenummer.
Alternativt: at der med blød blyant skrives bag på de enkelte arkivalier evt. med et lille syrefrit omslag til at skrive på.
Dette vil give en bedre overblik når et læg åbnes.
Vi starter med alternativet og ser resultatet.
Indkøb af nye hængemapper afventer beslutning om valg.
Vi afventer Per's placering af nye og gamle arkivskabe. Efter endelig placering skal Hans have nummeringen opdateret
4) Vejledninger:
Erik tilpasser Karins vejledning og lægger den på Egnsarkivet hjemmeside under 'Registreringsgruppen' sammen med de øvrige vejledninger.
5) Billeder og udklip:
Registrering af billeder og avisudklip afventer at vi er kommet godt igang med det øvrige arkivmateriale. Har dog høj prioritet.
Avisudklip bør registreres og tildeles søgeord om indhold.
6) Næste møde:
TIRSDAG den 24 marts kl. 19.00 på Egnsarkivet, hvis vi kan komme til. Vi tager fat på nye registreringer - om alt går vel.
Alle, undtagen Karin, registrerer samlet. NU MÅ VI IGANG!
Karin må selvfølgelig gerne deltage, men ellers vil det være ønskværdigt at hun har en mobiltelefon indenfor rækkevidde.
Som jeg oplevede det.
Erik
Registreringsmøde
Onsdag den 11 marts 2009 kl. 19.00 Ved Erik.
Dagsorden:
1) Drøftelse af 'Stedkoder' (stedbetegnelser). Fastholdelse af: Sted/Gade/Vej eller hvad?
2) Opstart. Få vores første indtastninger gennemgået så de er OK.
3) Kan vi få 'Indkomstjournaliseret' arkivalerne vi har modtaget siden sidste efterår (5-8 afleveringer. Afleveringssedler er lavet)
4) Hvad/hvordan skal billederne registreres? Og avisudklip? Karin vil nok fortælle lidt om dette.
5) Hvordan kommer vi 'rigtig' igang.
6) Evt. andet
16/2 09: den melding lyder ikke rart 8-((
Det kan kun betyde endnu flere udsættelser.
16/2 09: Opdatering af Arkibas - ustabile forhold
Opdatering af Arkibas 4 lå "endelig" klar til down-load 2 februar.
Den 11 februar melder SLA, at der er fejl i den opdaterde version og ar programmet kører ustabilt.
"Vi er i den situation, hvor vitale dele af Arkibas ikke fingerer, og vi oplever klart flere flere driftsstop end på den gamle server.
Vi har derfor d. 11 februar rettet henvendelse til udviklerne af Arkibas og anmodet dem om at overholde føkgende tidsplan
1) 13/2 inden kl. 12: Aflevere en ny version til aftestning. Versionen indeholder de fejlrettelser der er foretaget inden da.
2) 18/2 kl. 12: Aflevere endnu en ny version til aftestning.
Såfremt dene deadline ikke overholdes, er vi nødt til at se os om efter personer eller selskaber, der mod betaling kan løse den øjeblikkelige krisesituation.
Hvad angår de mange driftsstop er vi d.d. i færd med at bringe eksterne eksperter på banen, som skal prøve at finde årsagerne til denne ustabile driftssituation.

2008
Registreringsmøde
Torsdag den 23 oktober AFLYST
Afventer revideret Arkibas4 kan installeres.
10/9 Reg. møde ved hos Carl Gerhard.
Carl Gerhard og Erik fik efter ca 3 timer oprettet 2 nye arkivskabere og registreret 6 nye arkivalier vedr. Banevej 8.
LINK til navneliste over arkivskabere øverst th.
SVÆRT - men vi skal nok få det lært 8-))
Erik indkalder til nyt fællesmøde i uge 39 eller 40.
1/9 Møde på Egnsarkivet.
Fint møde. Karin viste os igen "hvordan man gør".
Første arkivalie registreret "selv" af Hanne. En dåbsattest for Elsine Marie Christensen, født 21/5 1903, og har boet på Banevej nr. 8.
"Arkivskaber" nummer A5!
Hejst for Hanne.
Carl Gerhard og Erik prøver at registrere det øvrige materiale vedr. Banevej 8. Derefter indkaldes til ny møde om ca. 14 dage.
Forinden skal vi (Carl Gerhard og Erik) have lavet en indkøbsliste for anskaffelse af det nødvendige materiale til brug ved arkiveringen såsom læg, omslag, konvolutter m.v., til Per.
1/9 Møde på Egnsarkivet kl. 19.00
Karin vil fortsætte med at registrere - vi andre ser på.
Vi andre i gruppen skal nok her prøve selv at registrere!
28/8 Møde. Karin fik vist hvordan "man gør"
Fik indtastet 3 stk arkivalier vedr. Banevej 1
(Arkivskaber Niels Andersen og Per Enevoldsen)
og fik startet på Banevej 2, Borgerhuset, hvor der viste sig en "måske programfejl" 8-((
Åbenbart gemt 3 serier men disse kunne ikke vises i visningsfeltet.
Erik kontakter Morten for fejlrettelse.
Programmet var OK da jeg (Erik) prøvede at åbne registreringen i Arkibas hjemme. 8-))
Erik kontakter derfor IKKE Morten inden mandag.
Næste møde mandag den 1/9 kl. 19.
28/8 Møde i registreringsgruppen Torsdag 28/8 kl. 20
3 møde på Egnsarkivet for at registrere de første arkivalier efter proveniensprincippet.
24/8 2008. Grønt lys for ændring af arkiveringsprincipper. Per Enevoldsen har givet grønt lys for at vi starter registreringen efter "det korrekte" princip: proveniensprincippet.
Læs registreringsgruppens NOTAT med anfalingerne
19/8 2008. Møde i registreringsgruppen.
Alle i gruppen var mødt.
Kort resume: Vi vil bryde med det eksisterende arkiveringsprincip. Forsøgte på at registrere arkivalier fra mappen for Banevej 1.
Derefter overvejelser og drøftelse af fordele og ulemper ved fortsat at benytte det nuværende arkiveringsprincip, at alt materiale vedr. et bestemt hus arkiveres i den samme mappe.
FORDELE: Man kan let finde mappen med det pågældende hus i arkivskabet. Kræver ikke fysisk flytning af materialet i de enkelte hængemapper.
ULEMPER: Problemer med registrering både på kort og længere sigt. Følger ikke gældende arkiveringsprincipper.
I "DET NYE" og arkivmæssigt " korrekte princip" gives de enkelte arkivalier et fortløbende nummer og arkiveres i hængemapperne i nummerfølge.
Fremfinding af materialet kræver et opslag i Arkibas på egnsarkivets PC'er for at finde det aktuelle materiale. Alle billeder gives et fortløbende "billednummer" og arkiveres i særskilte hængemapper.
FORDELE: Giver færre problemer ved registreringen. Bedre organisering af materialet i hængemapperne.
ULEMPER: Kræver flytning af arkivalier. Kræver opslag i Arkibas for at finde materialets fysiske placering.
Vi var alle i gruppen enige om at bryde med det nuværende arkiveringsprincip og starte registreringen efter "det korrekte" princip. Godt tidspunkt for at ændre arkiveringsprincippet er nu ved start på registreringen i Arkibas4..
Erik kontakter Per Enevoldsen for at få grønt lys for ændringen.
(7/8) Møde i registreringsgruppen er nu fastsat til
TIRSDAG den 19 AUGUST kl. 19.00 på Egnsarkivet.
Jørgen har scannet fotos fra Banevej 2 (Borgerhuset) og 3 før han tog på ferie den 2 august. Billederne er således klar til at blive registreret. FLOT klaret Jørgen. Fine billeder.
Registreringsmødet den 25 juni på Egnsarkivet:
Anne Marie, Carl Gerhard og Erik mødt.
Al begyndelse er svær måtte vi konstatere 8-((
Prøvede at registrere arkivalier fra Banevej 1, og 10.
Lykkedes kun delvis. Problemer med bl.a. oprettelse af ordningsord. Manglende rettigheder for registratorer. Blev rettet.
Nyt møde i registreringsgruppen bliver i uge 33 efter sommerferien. Tidspunkt vil blive annonceret her og ved e-mails til gruppen.
MØDE onsdag den 25 juni 2008 kl. 19.00 på Egnsarkivet.
Vi vil forsøge alle 4 + Karin i fællesskab at få registreret de første arkivalier.
Start med arkivalier i Arkivskab 4 Skuffe 1. Hængemapper med "Gader" i alfabetisk orden begyndende med "Agervej".
Ingerlise har gennemgået skuffens indhold begyndende med "B" (Bedervej og øvrige efterfølgende gader).
Jørgen har endnu ikke scannet billeder fra skuffe1.
Har ikke fået grønt lys endnu. Venter på at Per får gennemgået materialet han tog med hjem.
Vejledninger, standarder, oplysninger om Arkibas o.lign. vil løbende blive lagt her på siden. Evt. LINK til sådanne.
STEDBETEGNELSER
er nok faldet på plads. Skal som før nævnt bestå af 3+2+2 cifre.
Eks.:
751-25-00 = århus, Mårslet, Mårslet
751-25-02 = Århus, Mårslet, Testrup
751-25-03 = Århus, Mårslet, Langballe - o.s.v
751-25-11 = Agervej
751-25-12 = Banevej
751-25-13 = Bedervej o.s.v.
Altså: 751-25 faste cifre for Århus Kommune, Mårslet Sogn.
De sidste 2 cifre kan vi så bruge til yderlig stedbetegnelse.